Ein neues Lernmanagementsystem - Innovation oder Belastung?

Mit rund drei Millionen Kunden gehört die Volksfürsorge zu den großen Vertriebsgesellschaften in Deutschland. Sie ist Teil der finanzstarken Generali Gruppe und kann sich der leistungsstarken Versicherungsprodukte der Generali Versicherungen sowie namhafter Partner wie ADVOCARD Rechtsschutzversicherung, Deutsche Bausparkasse Badenia,  Central Krankenversicherung, Generali Investments bedienen.

Ihr vertrautes Markenzeichen: „Sorgenfreiheit“. Dafür setzt die Volksfürsorge konsequent auf ganzheitliche Beratung kombiniert mit innovativster Beratungstechnologie – und markiert damit den Weg in die Beratung der Zukunft.

Eine Besonderheit der Volksfürsorge ist das Angestellten-Vertriebsmodell, das in der Versicherungsbranche selten ist. Der Großteil der 3.000 qualifizierten Berater im Hauptberuf arbeitet im festen Angestelltenverhältnis. Die Vorteile: eine stärkere Unternehmensbindung, höchste Qualifikation und kontinuierliche Weiterbildung. Das erhöht nicht nur das Vertrauen des Kunden, sondern auch die Qualität der Beratung. Neue Mitarbeiter durchlaufen eine zwölfmonatige Fachausbildung, in der sie die ganzheitliche Beratung systematisch erlernen. Hier setzt die Volksfürsorge neben dem klassischen Weg über Seminare und Praxisbegleitung auch auf Onlineschulungen in der unternehmenseigenen „Virtuellen Akademie“, von denen neben den angestellten Beratern auch die 10.000 beratenden Mitarbeiter im Zweitberuf stark profitieren. Die „Virtuelle Akademie“ wurde bereits mit dem eureleA – European Award for Technology Supported Learning – ausgezeichnet und erhielt das Comenius EduMedia Siegel.

Entscheidung für ein maßgeschneidertes Seminarmanagementsystem

Im Jahr 2012 wurde in der Versicherungswirtschaft eine Bildungsinitiative gestartet, um eine hohe Qualität der Versicherungsberatung sicherzustellen. Im Rahmen der Initiative sammeln alle Versicherungsvermittler innerhalb von 5 Jahren 200 Bildungspunkte (33 Lernstunden pro Jahr).

Dies stellt erhöhte Anforderungen an die HR-Bereiche und die Seminarmanagementsysteme (SMS). Die SMS unterliegen zudem natürlichen Alterungsprozessen. Diese Änderungen und Anforderungen machten auch eine Neuanschaffung eines Seminarmanagementsystems bei der Volksfürsorge erforderlich.

Das System sollte genau die Arbeitsprozesse der Volksfürsorge abbilden und ausschließlich das bieten, was auch wirklich gebraucht wird. Somit galt es, die Anforderungen an das System genau zu erfassen und eine maßgeschneiderte Lösung zu finden. Dazu wurden Usergroups gebildet und mit Hilfe von Mindmaps Eckpunkte für die Anforderungen definiert.

Das Ziel war klar: Es sollte eine hohe Automation (Personalbedarf), eine Abbildung aller internen, bestehenden Prozesse und gegebenenfalls auch eine Optimierung der Prozesse erfolgen.

Die Einbindung der Usergruppen bei der Erstellung des Sollprofils für ein neues LMS.


Aus allen Vorgaben wurde schließlich ein detailliertes „Sollprofil“ des neuen Seminarmanagement-Systems entwickelt. Zur Umsetzung des SMS wurde anschließend ein Anbieter gesucht, welcher das vordefinierte Sollprofil in ein maßgeschneidertes System überführt.

Die Auswahl des Anbieters: Kosten und Umsetzung müssen in Balance sein.


Unter der Maßgabe, sich exakt an dem Sollprofil zu orientieren und einen Zeitplan für die Umsetzung zu liefern, wurde ein Anbieter unter der Beteiligung von Repräsentanten aus den Usergroups ausgewählt – gemäß dem Motto: aus der Praxis, für die Praxis.

Mit einer Open-Source-Lösung größtmögliche Individualisierung

Die Entscheidung fiel auf ein System, das die Volksfürsorge bereits als Lernmanagementsystem (LMS) im Einsatz hatte. Durch den gezielten Ausbau dieses Systems konnte eine optimale Balance zwischen Kosten und Umsetzungsgrad erreicht werden. Es handelt sich um ein „Open-Source“-System, weshalb ausschließlich in die individuelle Anpassung investiert werden musste. Die Folgekosten konnten aufgrund der fehlenden laufenden Lizenzgebühren deutlich minimiert werden und durch die freie Programmierbarkeit konnten nahezu alle Anforderungen realisiert werden. Darüber hinaus sind  bei dieser Form der Systemausgestaltung für zukünftige Ausbaustufen wenige Grenzen gesetzt.

Stufenweise Einführung des Systems und stetige Weiterentwicklung

Die Einführung des Systems erfolgte stufenweise. Zunächst wurde das klassische LMS eingeführt, monatsweise gefolgt von dem Seminarmanagement, der Trainereinsatzplanung und dem Reporting.  Alle User wurden ihrem speziellen Aufgabengebiet entsprechend geschult. Präsenzschulungen wurden für die Administratoren und Trainingsleiter durchgeführt, virtuelle Schulungen für die Trainer und Kurzanleitungen für die übrigen Usergroups.

Zur optimalen Systemnutzung gehört auch die stetige Weiterentwicklung, da erst der Einsatz und die Nutzung des Systems im Alltag zeigt, wo es Optimierungspotenziale gibt. Alle Usergroups sind an der Weiterentwicklung des Systems beteiligt und pflegen eine Anforderungsliste. Circa 20 Prozent der Anschaffungs- und Entwicklungskosten fließen in nachträgliche Optimierungsarbeiten.

Der Vorteil einer rechtzeitigen Einplanung von Optimierungsarbeiten ist, dass alle Beteiligten die schnelle Umsetzung ihrer Wünsche erleben und so die Akzeptanz und die Motivation steigen. Die ständige Pflege und Optimierung des Systems durch seine Benutzer verhindert unnötigen Personalaufwand und schlechte Qualität in den Prozessen.   

Unterstützendes System mit viel Raum für individuellen Bedarf

Ein neues Lernmanagementsystem wird dann besonders erfolgreich, wenn alle Usergoups bei der Entwicklung des Systems einbezogen werden. Wichtig ist, dass jeder Verantwortung für das fertige LMS übernimmt. Auch die Weiterentwicklung wird dann gelingen, wenn alle Usergroups überzeugt davon sind, dass sie die Entwicklung mitbestimmen können und ihre Meinung wichtig ist.

 

KONTAKT

Volksfürsorge

Ansprechpartner:
Jörg Drewel
Leiter der „Virtuellen Akademie“

Besenbinderhof 43
20097 Hamburg

www.volksfuersorge.de


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