E-Learning im Mittelstand? Ja, aber bitte mit Augenmaß!

Zu Beginn unserer Compliance-Arbeit Ende 2012 hatten wir uns auf die Fahne geschrieben: Compliance ja, aber bitte mit Augenmaß! Mit anderen Worten: Auch das Compliance Management System (CMS) sollte den mittelständischen und familiär geprägten Charakter des – bei uns spricht man in der starken, männlichen Form – DKV widerspiegeln.

Der DKV ist Flaggschiff der DKV MOBILITY SERVICES Group – ein führendes Dienstleistungsunternehmen, spezialisiert auf die sog. „bargeldlose Unterwegsversorgung“, u. a. mittels „Tankkarten“. Das Unternehmenslogo ist an Tankstellen in ganz Europa für Jedermann am orange unterlegten DKV-Schild erkennbar.

Heute verfügt der DKV über ein – mittlerweile revisionsgeprüftes – CMS, Mitarbeiter werden regelmäßig zum Thema Verhaltenskodex und sonstige Konzernrichtlinien geschult. Nach dem Schulungskonzept soll sich jeder Mitarbeiter aus Präventivgründen zyklisch mindestens einmal im Jahr für mindestens 50 Minuten mit Compliance beschäftigen:

Der Erstkontakt mit Compliance findet für alle Beschäftigte im Rahmen einer allgemeinen Einführungsveranstaltung statt. In ihr stellt der Group Compliance Officer sich und sein Aufgabengebiet in aller Kürze vor. In einer Folgeveranstaltung werden jedem Mitarbeiter zunächst die Verhaltensgrundsätze aus dem Verhaltenskodex im Detail vorgestellt. In einer weithergehenden Vertiefungsschulung erhält der Mitarbeiter – diesmal fallbasiert – nähere Informationen zu einem Risikothema, das für seinen Fachbereich besonders relevant ist, zum Beispiel in Form eines Anti-Korruptionstrainings im Vertrieb oder eines Trainings zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) im Personalbereich.

„Doch wie wird ein Mitarbeiter reagieren, wenn er dem Compliance Officer zum vierten Mal in einer Compliance-Schulung begegnet?“ Die Antwort lag – bei allem gesunden Selbstbewusstsein – für uns auf der Hand: „Er wird vermutlich weniger euphorisch sein“.

Um keinen derartigen Abnutzungseffekt zu erzielen, war Kreativität gefragt. E-Learning als neues Medium erschien als naheliegende Lösung. Gleichwohl sollte auch dieses Medium – getreu unserem übergeordneten Motto – „mit Augenmaß“ zum Einsatz kommen.

Letztlich überzeugten uns die Kurse und die benutzerfreundliche Plattform des Compliance- und E-Learning-Anbieters M.I.T e-Solutions. DKV-eigene Farbskala übertragen, User (eigenhändig – keine IT-Support notwendig!) mittels einer Excel-Datei hochgeladen, Lerngruppen mit verschiedenen Lernmodulen eingerichtet bzw. hinterlegt und los ging es!

Heute erarbeiten sich unsere Mitarbeiter compliance-relevante Themen bereits im zweiten Jahr mit Hilfe dieser Lernprogramme online. Je nach Adressatenkreis durchlaufen sie im jährlichen Turnus standarisierte Module zu verschiedenen Risikoschwerpunkten, beispielsweise zu den Themen Verhaltenskodex, Anti-Korruption, Kartellrecht oder AGG. Wo die Standard-Lernprogramme nicht ausreichen, sind Individualanpassungen – wie zum Beispiel das Einblenden von bestimmten Gruppenrichtlinien oder einer personalisierten Willkommensmitteilung –  durch den Anbieter jederzeit möglich.

Individualanpassung – Wo liegen Ihre Risikoschwerpunkte?

Bei aller Themenvielfacht sollten Sie Ihre unternehmenseigenen Risikoschwerpunkte auch beim E-Learning nicht außer Acht lassen. Im Idealfall basiert das Schulungsprogramm – wie jede andere Compliance-Maßnahme –  auf den jeweiligen Ergebnissen unternehmensintern durchgeführten Risk Assessment.

Beispiel: Betrugsprävention – Case study des Konzernunternehmens REMOBIS REFUND SERVICE C.V.

Einmal abgesehen von dem Umstand, dass die sog. Vermögensdelikte (darunter Betrug, Untreue, Unterschlagung, Insolvenzverschleppung etc.) per se die Gruppe der am häufigsten begangenen Wirtschaftsstraftaten darstellt, nahm auch der DKV das Ergebnis des Risk Assessments zum Anlass, ein eigenes Lernmodul zu eben diesem Thema zu konzeptionieren. Nach einer ausführlichen Abstimmung mit den operativen Geschäftsbereichen erarbeitete das Group Compliance Office die gewünschten Inhalte in Eigenregie. Die didaktische Aufbereitung, Gestaltung sowie die technische Umsetzung übernahm das Team  der M.I.T. Das Ergebnis überzeugt, zumal sich unsere Mitarbeiter im Rahmen der sog. „case studies“ (Fallstudien) in unternehmensspezifischen Arbeitsplatzsituationen sofort wiederkennen.

Einkauf von E-Learning – Worauf ist bei den Kosten zu achten?

Der DKV hat sich für Standard-Lernprogramme entschieden, um die Kostenvorteile eines Standardprogrammes in Kombination mit gezielten individuellen Anpassungen gegenüber einer vollständigen Individualentwicklung zu nutzen. Dennoch ist mit Blick auf die Zusatzkosten solcher Individualanpassungen Vorsicht geboten. Sollen individuelle Inhalte zum Beispiel auch vertont werden, verursachen diese in der Regel Zusatzkosten. Um nicht in eine Kostenfalle zu laufen, empfiehlt es sich deshalb, den Umfang benötigter Individualanpassungen bereits im Vorfeld genau zu bestimmen.

Anpassungen der Lernmodule im Nachhinein schlagen zu Buche, insbesondere wenn sie vom Standardmodul erheblich abweichen. Ermitteln Sie ebenso schon zu Anfang, ob und – ggf. mit Rücksicht auf kulturelle Gegebenheiten – in welchen Sprachen Sie Übersetzungen mit oder ohne Vertonungen der Module benötigen. Auf diese Weise lässt sich leichter über einen „Übersetzungspaketpreis“ verhandeln. Wägen Sie schließlich in jedem Einzelfall ab, ob der Mehrwert einer Individualanpassung die damit verbundenen erhöhten Kosten aufwiegt. Mit diesen Praxistipps im Blick wird der Endpreis Ihres E-Learning-Programms weder objektiv noch subjektiv höher ausfallen als erwartet.
    
Vorteile des E-Learnings in der Zusammenschau – Sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen profitieren!

Die Vorteile des E-Learnings lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Der Mitarbeiter profitiert von didaktisch professionell aufbereiteten Compliance-Inhalten, ohne dass sich – dank der Modulstruktur – ein schneller Abnutzungseffekt einstellt. Er kann – innerhalb des unternehmensseitig festzulegenden Trainingszeitraums – grundsätzlich selbst entscheiden, wo und wann er sich mit der ihm zugeteilten Lerneinheit beschäftigen und ob er das Training zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchte. Eine Lernkontrolle erhält der User durch das Ergebnis eines  Multiple Choice-Abschlusstests, den er je nach Erfolg oder Nichterfolg im Bedarfsfall jederzeit wiederholen kann.

Das E-Learning generiert nicht zuletzt auch für das Unternehmen einen großen Mehrwert: Schließlich kann es sich beim E-Learning Anbieter für die Inhaltsaufbereitung bei erfahrenen Lernprogrammautoren, Grafikern, Entwicklern und Beratern aus einer Hand bedienen, die in dieser Form gar nicht oder nur begrenzt im eigenen Unternehmen verfügbar sind. All dies spart Zeit und personelle Ressourcen. Nebenbei wird die Teilnahme am E-Learning revisionssicher dokumentiert. Einem Trugschluss ist gleichwohl aufgesessen, wer der Meinung ist, dass E-Learning das Präsenztraining komplett ersetze. Einen ersten Zugang zu Compliance sowie Nachhaltigkeit vermag – meiner Überzeugung nach –  allein der persönliche Kontakt  verschaffen.

Fazit: E-Learning im Mittelstand? JA, aber bitte mit Augenmaß!

DIE AUTORIN

Dr. Sonja Bartels, LL.M.

ist als ausgebildete, auf das Wirtschaftsstrafrecht spezialisierte Rechtsanwältin seit 2012 Group Compliance Officer bei der DKV MOBILITY SERVICES Group und hat das dortige CMS europaweit auf- und ausgebaut. Schwerpunkte ihrer Compliance-Arbeit liegen in der Sensibilisierung aller Mitarbeiter durch eigene Schulungen, der Steuerung und Betreuung der Zuwendungsüberwachung, des Hinweisgebersystems sowie Business-Partner Screenings und der Richtlinien. Im Fokus liegt die Bekämpfung von Verstößen gegen Anti-Korruptions- und Kartellvorschriften und  der Verhinderung von sonstigen Vermögensdelikten. Als Referentin (u.a. an der Compliance Academy in Münster) hat Frau Dr. Bartels bereits zahlreiche Beiträge in Fachzeitschriften und Compliance-Foren veröffentlicht.

KONTAKT

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Dr. Sonja Bartels, LL.M.
Group Compliance Officer

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D-40882 Ratingen
Tel.: +49 (0) 2102 / 55 17-438
Fax: +49 (0) 2102 / 55 17-549

sonja.bartels(at)dkv-mobility.com
www.dkv-mobility.com

Lösungspartner:
M.I.T e-Solutions GmbH

Ansprechpartner:
Onno Reiners
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Zertifizierter Compliance Officer

Am Zollstock 1
61381 Friedrichsdorf
Tel.: +49 (0) 6172 / 71 00-0
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