Use Cases im eLearning - eine Methode mit vielen Einsatzmöglichkeiten

Immer wenn es irgendwo um Software geht, kommt schnell das Thema Use Cases auf, sei es schon in der Software-Entwicklung oder auch im Einsatz für Schulungen oder eLearnings. Doch was sind eigentlich Use Cases?

Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsszenarien/-fälle) sind eigentlich nichts Neues, jedoch sind sie heute aktueller denn je, wie die Studie von HKS Business Solutions und dem Fraunhofer IESE zeigt: 2014 setzen 73 % der deutschen Unternehmen Use Cases ein. Diese hohe Verbreitung erklärt sich durch den großen Nutzen für die Unternehmen, schließlich stellt diese Methode eine Verbindung zwischen Theorie und Praxis her.

Denn Use Cases bilden die tatsächlichen Arbeitsrealitäten in Unternehmen ab, sei es im Büro oder in der Produktion. Dabei ist es wichtig, dass es keine am Reißbrett entstandenen Anwendungsszenarien sind, die keinen Bezug zur tatsächlichen Arbeitssituation der Mitarbeiter haben, sondern vorab z. B. recherchiert wird, welche Aufgaben und Lösungsansätze die Buchhaltung benötigt oder welche für die Vorstandsassistenten wichtig sind. Anhand von verschiedenen Fragestellungen und Zielgruppen können so die Use Cases abgeleitet und entwickelt werden. Doch wieso machen sich Unternehmen überhaupt diese Arbeit?

Mit Use Cases die Mitarbeiter von neuen Projekten überzeugen

Anwendungsfälle eignen sich hervorragend, um den betroffenen Endanwendern den Sinn und die Vorzüge einer Neuerung klarzumachen. Besonders im IT-Bereich, etwa bei der Einführung von neuer Software, genügt es oftmals nicht, die Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen zu stellen. Wird beispielsweise in einem Unternehmen auf eine neue Office-Generation umgestellt, kann es von Seiten der Mitarbeiter schnell zu einer ganzen Reihe von berechtigten Fragen kommen: Warum genügt uns unser altes Office nicht mehr? Wieso gibt das Unternehmen denn für sowas Geld aus? Wieso müssen wir jetzt schon wieder was Neues lernen? Was verbessert sich für uns denn?

Zieht man die Einführung der neuen Software anhand von konkreten Use Cases auf, können für die Mitarbeiter gleich die konkreten Vorteile dargestellt werden. Um bei dem Beispiel vom Umstieg auf Office zu bleiben, kann in einem entsprechenden Use Case hervorgehoben werden, dass die Mitarbeiter mit der neuen Version auch neue Werkzeuge an die Hand bekommen, um effektiver arbeiten zu können, z.B. durch den Einsatz von Skype-Konferenzen, wodurch Reisen entfallen, SharePoint, womit vorab Dokumente ausgetauscht werden können oder durch Outlook, mit dem sich neben den E-Mails auch Termine einfach und problemlos verwalten lassen. Für all diese Einzelschritte (Skype, SharePoint oder Outlook) können ebenfalls wieder Use Cases erstellt werden. Anhand von Praxisbeispielen kann somit glaubhaft erklärt werden, wie eine Aufgabe mit der neuen Software gelöst wird. Dabei geht es nicht um die Aneinanderreihung von Funktionalitäten, sondern vielmehr sollte die Thematik mit einer geeigneten Geschichte umgesetzt und in einen praxisnahen Kontext gesetzt werden.

5 Stolpersteine auf dem Weg zum perfekten Use Case

Anwendungsfälle können also gerade bei der Akzeptanz unter den eigenen Mitarbeitern bei neuen Softwareprojekten vorteilhaft sein und später beim Einsatz Widerstände abbauen. Doch wie sollte ein Use Case aufgebaut sein, damit er diese Funktionen auch wirklich erfüllen kann?

1. Themenfindung

Die Herausforderung bei der Erstellung eines Use Cases ist zuerst immer die Ermittlung der richtigen Inhalte. Es bietet sich an, die betroffenen Bereiche durchzugehen, mit den Sachbearbeitern zu sprechen und zu analysieren, welche Aufgaben einen dezidierten Use Case bekommen. Die Themenrecherche ist dabei recht aufwändig, weil viele Beteiligte einbezogen werden sollen und müssen. In der Regel gibt es viele Themen – weitaus schwieriger ist es, die Richtigen herauszufiltern.

2. Analyse und Bewertung

Bei Use Cases müssen verschiedene Abwägungen berücksichtigt werden, wie beispielsweise: Wie tief ist der Anwendungsfall im Unternehmen verankert?

Mit Use Cases können Mitarbeiter dank realistischen Szenarien von neuen Software-Projekten überzeugt werden.
Die Know How! AG verbindet Use Cases mit eLearning. In speziellen WBTs können Lerner dank der Use Cases in realistischen Szenarien unterrichtet werden.

Welche (wirtschaftliche) Konsequenz hat es für die Firma, wenn die Endanwender dieses oder jenes nicht können? In so einem Fall kann es auch mal vorkommen, dass Use Cases eben nicht für den großen Kreis hergestellt werden, da das Unternehmen Geld verliert, wenn bereits ein kleiner Kreis von Endanwendern die Aufgabenstellung mit der neuen Software nicht bewältigen kann.

3. Detaillierte Beschreibung

Use Cases haben grundsätzlich eine Art Raster, das befüllt wird: die Beschreibung des Use Case, die beteiligten Akteure, Auslöser des Use Case und das anvisierte Ergebnis. Es gilt, das Raster zu befüllen, Ziele zu definieren, konkrete Lösungsansätze zu schaffen und den Use Case in den gesamten Unternehmenskontext zu stellen. Eine detaillierte Beschreibung ist das Fundament für einen erfolgreichen Use Case.

4. Komplexität vereinfachen

Nicht nur bei Use Cases, sondern bei allen IT-Projekten muss die Komplexität für den Anwender heruntergebrochen werden. Ein Use Case darf nicht zu langatmig und kompliziert werden. Hier lautet das Credo: Beschreibe Dinge einfach. Im Idealfall funktioniert das über Geschichten, die im Unternehmen tatsächlich vorkommen und mit denen sich die Endanwender identifizieren können.

5. Ansprechend muss es sein!

In welcher Form ein Use Case verpackt wird, hängt immer davon ab, wie das Unternehmen tickt und um was für eine Thematik es geht. Wichtig dabei ist: Es muss ansprechend für den Endanwender dargestellt werden. Das kann in Form eines Videos geschehen, aber auch in gedruckter Form als Hilfestellung allzeit griffbereit am Arbeitsplatz liegen. Heißt aber auch, dass sich der Anwender mit dem Use Case identifizieren muss, denn diese Prämisse liegt ja allen Use Cases zugrunde.

Lernen mit Use Cases – Anwendungsfälle bei der Know How! AGAls eine der großen eLearning-Agenturen in Deutschland erstellt und nutzt die Know How! AG regelmäßig Use Cases, um diverse Stakeholder bei neuen eLearning-Projekten mit ins Boot zu holen. Jedoch beschränken sich die Vorteile von Use Cases nicht nur darauf, Bedenkenträger zu überzeugen, denn die Know How! AG setzt Anwendungsfälle auch als Schulungsmethode ein, gerade bei der Einführung von Office und Collaboration Tools wie SharePoint oder Skype for Business. Anwendungsfälle als Lernmethode zu nutzen hat mehrere Vorteile. Das „Lernen mit Use Cases“ unterstützt besonders die erfolgreiche Veränderung von Arbeitsgewohnheiten und die Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen. Für die neue Generation der Office WBTs, die in 2016 erscheint, setzt die Know How! AG auch auf Use Cases. Integriert in ein WBT erklären die Use Cases anhand von Arbeitsstationen, die jeder kennt, den optimalen Einsatz und das Zusammenspiel der Anwendungen. Dabei steht die zu lösende Aufgabe im Fokus, die ganz bewusst nicht als Aneinanderreihung von Funktionalitäten, sondern mit Hilfe einer geeigneten „Story“ umgesetzt wird. Die Umsetzung wird anhand kleiner Videonuggets demonstriert. Eine Schrittanleitung zum Nachverfolgen kann ebenfalls downloadet werden. In sogenannten Konzepten wird die neue Arbeitsweise erläutert und verschiedene Möglichkeiten werden gegenübergestellt. So wird sichergestellt, dass der User nicht nur verstanden hat, wie etwas funktioniert, sondern wie der optimalste Ablauf ist.Geplant sind Use Case WBTs für verschiedene Themen, wie beispielsweise „Digital Workplace“, „Projektmanagement“ oder „Virtuelle Teams“, WBTs mit Use Cases wie „Mit OneDrive arbeiten“, „Projektkommunikation mit SharePoint“ oder „Outlook für die Teamarbeit einrichten“ an. Im Laufe der Zeit sollen dann weitere Themen das Repertoire erweitern.

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