Virtueller Arbeitsplatz für die Fernlehre

Administrative Prozesse digitalisieren und Arbeitsqualität sichern

Kategorie:
Qualitätsmanagement

Siegerprojekt:
Der virtuelle Fernlehrer-Arbeitsplatz im
Online-Studienzentrum des ILS

Sieger:
ILS Institut für Lernsysteme GmbH

 

 

 

Wer heutzutage nebenberuflich online lernt, will nicht lange auf ein Feedback warten und genauso wie im Präsenzstudium Antworten auf seine Fragen von Lehrpersonen bekommen. Um dies zu gewährleisten, ist es daher umso wichtiger, dass die nebenberuflichen Fernlehrenden optimale Arbeitsbedingungen vorfinden, um sich auch in einer vollen Arbeitswoche motiviert an die zügige Beantwortung und Korrektur zu machen.

Bereits seit dem Jahr 2006 ermöglicht das ILS – Institut für Lernsysteme GmbH – seinen Fernlehrern online zu arbeiten und direkt im Online-Studienzentrum (OSZ) des ILS Fachfragen zu beantworten und Einsendeaufgaben zu korrigieren. Um diesen Korrekturprozess sowohl für die Fernlehrenden als auch für die Studierenden angenehmer zu gestalten, entwickelte das ILS die Plattform zu einem virtuellen Arbeitsplatz weiter. Das ILS arbeitet traditionell mit freiberuflich tätigen Fernlehrenden zusammen, die hauptberuflich in ihren jeweiligen Fachgebieten tätig sind. Sie arbeiten dabei von überall auf der Welt aus, entsprechend hoch sind die Anforderungen an einen geeigneten Online-Arbeitsplatz. Die neue Plattform bietet den rund 800 Fernlehrenden aus über 250 Fernlehrgängen einen zentralen Online-Workflow – von der individuellen Teilnehmerbetreuung über die Abrechnung der erbrachten Leistungen bis hin zur Evaluation und Qualitätssicherung.

Lernbedarfe

Bei dem geplanten Relaunch stand sowohl die Kunden- als auch die Mitarbeiterzufriedenheit an erster Stelle. So sollten sich durch den verbesserten Workflow die Wartezeiten der Studierenden auf Korrekturen und Antworten verringern. Eine Arbeitserleichterung für die freien Mitarbeiter ergibt sich über eine neue All-in-One-Lösung. Die Abwicklung der einzelnen Arbeitsschritte, die für einen Fernlehrer in der freiberuflichen Zusammenarbeit mit der Fernschule anfallen, fand zuvor per eMail oder Post statt. Damit oblag es dem einzelnen Fernlehrer, sich ein eigenes Ablage- und Verwaltungssystem auf seinem Arbeitsplatz zu überlegen. Diese analogen Strukturen sind jetzt entfallen und werden nun komplett online auf dem Fernlehrerarbeitsplatz abgewickelt. Zudem sorgt das Projekt für mehr Transparenz in der Qualitätssicherung. Dies geschieht über eine Evaluierung der Studierenden zu den Dienstleistungen der Fernlehrenden. Außerdem werden die Lehrpersonen tagesaktuell darüber informiert, wie sich ihre eigene Korrektur- bzw. Antwortdauer bei Nachfragen im Verhältnis zur Reaktionsgeschwindigkeit der Kollegen entwickelt.

Mit Fortschrittsbalken und Emojis wird den Fernlehrerinnen und Fernlehrern angezeigt, wie schnell sie im Vergleich zu ihren Kollegen auf Studierendenanfragen reagieren und mit welcher Qualität ihre Arbeit von den Lernenden beurteilt wird. Dies kommt bei den Lehrkräften nicht etwa wie schlechte Kritik an, stattdessen fassen sie dies in der Regel als Motivation zur eigenen Verbesserung auf.
v.l. Birger Tralau (ILS Institut für Lernsysteme GmbH), Frank Siepmann (eLearning Journal), Anett Fürstenberg und Stephanie Palka (ILS Institut für Lernsysteme GmbH)

Projektverlauf

In einer ersten Konzeptphase wurde durch die Befragung erfahrener Fernlehrer sowie durch die Einholung der Feedbacks eine Bedarfsanalyse vorgenommen. Die technisch größte Herausforderung im Entwicklungsprozess und ein aufwändiger Meilenstein war die Digitalisierung ehemals analoger Prozesse. Dafür wurde jetzt eine technisch sichere und fehlerfrei funktionierende Schnittstelle zwischen der hauseigenen Verwaltungssoftware und dem Online-Studienzentrum entwickelt. Die technische Umsetzung erfolgte in bewährter Zusammenarbeit mit der schenck.de AG.

Projektergebnis

Der neue virtuelle Arbeitsplatz vereint nun alle Optionen und Tools in sich, die der Fernlehrende für seine Arbeit benötigt. Fachfragen von Studierenden kann er bequem online beantworten, genauso Aufgaben online korrigieren und benoten. Auch ein Zugang zu sämtlichen lehrgangsbezogenen Online-Foren steht den Lehrenden zur Verfügung. Daneben vereinfacht der neue Online-Arbeitsplatz auch die eigene Administration. Urlaubszeiten, Krankheitsfälle oder Vertretungen können direkt online geregelt werden. Für ein eigenes Controlling werden sämtliche abgeschlossenen Vorgänge und deren monatliche Abrechnung dargestellt.

Eine neue Besonderheit des virtuellen Arbeitsplatzes stellt die unmittelbare Evaluation durch Lernende sowie die damit verbundene Qualitätssicherung dar. Nach Erhalt einerKorrektur können die Studierenden die Arbeit der Fernlehrer anonym evaluieren. Ein Mittelwert aller Evaluationen wird dem Fernlehrer dann mitgeteilt. Die Lehrenden bekommen zudem die eigene Korrektur- und Antwortdauer im Vergleich zu allen Fernlehrenden derselben Studieneinheit angezeigt.

Die Darstellung von Reaktionsgeschwindigkeit und Kundenzufriedenheit im Vergleich hat sich als positiver Ansporn erwiesen. Um die Bewertungen und Vergleiche möglichst angenehm und sogar motivierend für die Mitarbeiter zu gestalten, wurden Elemente der Gamification eingebaut. Mit Fortschrittsbalken werden die Werte visuell dargestellt. Emojis spiegeln dann unmittelbar die Kundenzufriedenheit oder die Reaktionsgeschwindigkeit wider. Für den Fernlehrenden erweckt dies den Reiz, die Entwicklung seiner Werte selbst zu steuern und verbessern zu wollen, um einen positiven Smiley zu sehen zu bekommen.

Fazit

Der virtuelle Arbeitsplatz der ILS vereint für seine Lehrenden sowohl Tools zur Eigenadministration und zum Controlling als auch alle notwendigen Funktionen zur zeitnahen und qualitativen Bearbeitung von Fragen und eingereichten Korrekturarbeiten in sich. Zudem erhalten die Lehrenden ein unmittelbares Feedback zur Qualität ihrer Arbeit und ihrer Reaktionsgeschwindigkeit, die sie nach eigenem Ansporn selbst verbessern können.Der virtuelle Arbeitsplatz für Fernlehrende ist damit ein Alleinstellungsmerkmal in der Weiterbildungsbranche. Aus diesem Grund zeichnet die Jury des eLearning Journals das ILS mit dem eLearning AWARD 2018 in der Kategorie „Qualitätsmanagement“ aus.

 

Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Das ILS bietet bereits seit Einführung des Online-Studienzentrums die Möglichkeit, dass Fernlehren-
de schnell auf Anfragen ihrer Studierenden reagieren können.Ein Relaunch der Online-Plattform beschleunigt nun diese Rückmeldungen.

Besonderheiten:

Die Eigenadministration der Fernlehrenden wird zum ersten Mal auf dem deutschen Fernlehremarkt über eine eLearning-Plattform möglich. Der neue virtuelle Arbeitsplatz wird dabei vollends den Bedarfen der Lehrenden gerecht und sichert gleichzeitig die Qualität der Korrekturen und Benotungen.

Projektpartner

ILS Institut für Lernsysteme GmbH

Birger Tralau
Bereichsleitung
Online-Studienzentrum

ILS Institut für
Lernsysteme GmbH
Doberaner Weg 18-22
D-22143 Hamburg

birger.tralau@ils.de
www.ils.de


Anett Fürstenberg
Abteilungsleitung
Aufgabenabteilung

ILS Institut für
Lernsysteme GmbH
Doberaner Weg 18-22
D-22143 Hamburg

anett.fuerstenberg@ils.de
www.ils.de




Stephanie Palka
Stv. Institutsleitung
Kaufm. Lehrinstitut

ILS Institut für
Lernsysteme GmbH
Doberaner Weg 18-22
D-22143 Hamburg

stephanie.palka@ils.de

schenck.de AG

Tobias Schenck
Geschäftsführer

schenck.de AG
Düsseldorfer Straße 189
D-45481 Mülheim a. d. Ruhr

tobias.schenck@schenck.de
www.schenck.de

 


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