Per App zur besseren Einarbeitung

Transparenz und Übersichtlichkeit für Neulinge und Betreuer

Kategorie:
Lern-App

Siegerprojekt:
Wüstenrot Einarbeitungs-App: „Fit für Einarbeitung“

Sieger:
Advanced Computer Advertisement GmbH
Wüstenrot Bausparkasse AG

 

 

 

Eine gute Einarbeitung soll den neuen Mitarbeiter bestmöglich auf seinen Arbeitsalltag vorbereiten und relevante Informationen mitgeben. Solch eine Einarbeitung ist in der Regel jedoch mit sehr viel Organisation verbunden, insbesondere dann, wenn man mehrere Neulinge zugleich betreut. Hier den Überblick zu behalten, ist für die Zuständigen nicht immer einfach.

Die Wüstenrot Bausparkasse AG hat für die Einarbeitung neuer Verkaufsmitarbeiter ein Erfolgssystem entwickelt, welches Mindeststandards definiert, die für den Erfolg im Vertrieb von entscheidender Bedeutung sind. In den ersten 12 – 15 Tätigkeitsmonaten durchlaufen die neuen Außendienstmitarbeiter, auch „Starter“ genannt, die Einarbeitung als einen Teilprozess desselbigen. Im Rahmen dieses Einarbeitungskonzepts erhalten die Starter eine fundierte fachliche und praktische Einarbeitung durch Trainer und Vertriebsdirektoren. Für letztere bedeutet dies, dass die Rahmenbedingungen geschaffen, die Einarbeitung geplant, die ersten Arbeitstage organisiert und anschließend Lernerfolge kontrolliert werden müssen. Die Vertriebsdirektoren sind allein dafür verantwortlich, dass den neuen Mitarbeitern ein gut organisierter Start in den Job geboten wird und die Einarbeitung im geplanten Zeitrahmen vonstattengeht.

Um den Zuständigen diese Prozesse daher zu erleichtern und alle Starter in ihrem Einarbeitungsprozess zugleich im Blick zu behalten, sollte gemeinsam mit der Advanced Computer Advertisement GmbH eine Lern-App entwickelt werden, die diesen Prozess nachhaltig unterstützt und hilft, die Maßnahmen vollständig organisatorisch umzusetzen. Grundlegende Idee dahinter ist es, den Standardprozess der Einarbeitung in eine elektronische Checkliste umzuwandeln, die es den Vertriebsdirektoren ermöglicht, sich auf den jeweils nächsten wichtigen Einarbeitungsschritt für den jeweiligen Starter zu fokussieren. Die App soll dann die vollständige Umsetzung aller Maßnahmen und Bausteine gewährleisten, die für einen erfolgreichen Start der neuen Vertriebsmitarbeiter notwendig sind.

Für jeden neuen Mitarbeiter bekommt der zuständige Vertriebsdirektor übersichtlich aufgezeigt, was noch organisiert und geplant werden muss, bevor der neue Schützling seinen ersten Arbeitstag antritt. Im späteren Verlauf des Einarbeitungsprozesses kann auch der Lernerfolg der Starter überprüft werden.
v.l. Christine Eder (Wüstenrot Bausparkasse AG), Frank Siepmann (eLearning Journal) und Rainer Horn (Wüstenrot Bausparkasse AG)

Projektverlauf

Bei der Konzeption und Entwicklung der App wurden Erfahrungswerte von Trainern und Betreuern einbezogen, welche die Zuständigen zum Thema Einarbeitung schulen und diese durch Trainings-on-the-Job vor Ort selbst begleiten. In einem dreitägigen Workshop wurden dann gemeinsam alle relevanten Kriterien für eine erfolgreiche Einarbeitung und Umsetzung des Projekts erarbeitet. Die Ergebnisse wurden im Anschluss ausgewählten Vertriebsdirektoren vorgestellt. So sollte sichergestellt werden, dass die App in der Tat eine sinnvolle Unterstützung des Einarbeitungsprozesses darstellt und diese von der Zielgruppe auch akzeptiert und genutzt wird. Zur App-Einführung wurden den Vertriebsdirektoren dann Trainer zur Seite gestellt, die ihre Betreuung gewährleisten und für Rückfragen und Anpassungswünsche zur Verfügung stehen.

Projektergebnis

Die neue „Fit für Einarbeitung“-App stellt die fünf Teilprozessschritte des Erfolgssystems der Wüstenrot inklusive aller Einarbeitungschecklisten dar. Den Vertriebsdirektoren wird pro Teilprozessschritt und für jeden Starter der jeweilige Bearbeitungsstand übersichtlich und auf einem Blick dargestellt. Die Einarbeitung der Starter beginnt mit einem zehntägigen Training-on-the-Job in Begleitung eines Trainers. Diese Maßnahme kann der verantwortliche Vertriebsdirektor fortan problemlos per App beantragen. Auch alle anderen möglichen und notwendigen Maßnahmen zur Einarbeitung sind in der App aufgeführt und können damit in die individuellen Einarbeitungspläne integriert werden. Erinnerungsfunktionen garantieren außerdem eine rechtzeitige Planung und anschließende Umsetzung der Maßnahme. Die vorgegeben Maßnahmen, die für alle Starter gleichermaßen verpflichtend sind, werden des Weiteren um optional verfügbare Einarbeitungsschritte ergänzt. Auf diese Weise ist es dem zuständigen Vertriebsdirektor möglich, individuell und auf Basis des jeweiligen Kenntnisstandes des Starters die Einarbeitung entsprechend anzupassen oder um Maßnahmen zu ergänzen. So können beispielsweise für die neuen Mitarbeiter, die bereits Produkt- und Verkaufskenntnisse vorweisen, passende Einarbeitungsmaßnahmen über die App definiert werden, die zum Erfolg in der aktuellen Einarbeitungssituation beitragen. Umgekehrt können für Quereinsteiger eine breitere Auswahl von Einarbeitungsschritten und Maßnahmen aus der App gewählt werden.

Über den mobilen Datenaustausch sind zudem alle erledigten und geplanten Maßnahmen auch für die Starter transparent verfügbar, welchen die App ebenfalls zur Verfügung steht. So können auch diese ihren eigenen Einarbeitungsstand jederzeit abrufen. Vertriebsdirektoren können sich darüber hinaus mit ihren Schützlingen abstimmen.

Fazit

Die Lern-App der Wüstenrot Bausparkasse bietet den neuen Vertriebsmitarbeitern fortan Transparenz in ihrem Einarbeitungsprozess. Eine gute Organisation und Planung der Einarbeitung ist ihnen garantiert, denn um diese können sich die Vertriebsdirektoren nun problemlos per App kümmern. Diese sorgt für die Bereitstellung notwendiger Einarbeitungsschritte und unterstützt aktiv bei der Organisation. Den Zuständigen wird damit eine wesentliche Stütze bei der Erstellung von Einarbeitungskonzepten zur Seite gestellt. Dafür zeichnet die Jury des eLearning Journals die beiden Projektpartner Wüstenrot Bausparkasse AG und Advanced Computer Advertisement GmbH mit dem eLearning AWARD 2018 in der Kategorie „Lern-App“ aus.

 

Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Außendienst ist für die Wüstenrot Bausparkasse AG mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Um bei der Betreuung mehrerer Neulinge zeitgleich nicht den Überblick zu verlieren, soll den Zuständigen eine App geboten werden, mit der sie sowohl die einzelnen Einarbeitungsschritte planen als auch die Fortschritte ihre Schützlinge kontrollieren können.

Besonderheiten:

Die „Fit für Einarbeitung“-App listet alle notwendigen und optionalen Maßnahmen zur Einarbeitung auf, aus denen die Vertriebsdirektoren diejenigen zusammenstellen können, die den individuellen Kenntnisstand ihrer neuen Mitarbeiter berücksichtigen. Trainings-on-the-Job können fortan bequem per App bei den Trainern beantragt und Zeitpläne organisiert werden. Sowohl den Vertriebsdirektoren als auch den sogenannten Startern bietet die App jederzeit Überblick zum Einarbeitungsstand und den bevorstehenden Maßnahmen.

Projektpartner

Advanced Computer Advertisement GmbH

Ivica Bacak
Projektleitung

Advanced Computer Advertisement GmbH
Auchtertstraße 2
D-72770 Reutlingen

i.bacak@aca-gmbh.de
www.aca-gmbh.de

Wüstenrot Bausparkasse AG

Christine Eder
Mitarbeiterin VEA-MT

Wüstenrot Bausparkasse AG
Im Tambour 2
D-71638 Ludwigsburg

christine.eder@wuestenrot.de
www.wuestenrot.de

 

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