Mit Lernplattform zum verbesserten Seminarmanagement

Automatisierte Seminarerstellung vereinfacht Verwaltungsprozesse

Kategorie:
Seminarmanagement

Siegerprojekt:
Das LMS OpenOLAT als Single Point of Entry

Sieger:
frentix GmbH
ibW Höhere Fachschule Südostschweiz

 

 

 

Im schulischen Umfeld sind Lernplattformen häufig ein Tool unter vielen. Das liegt einerseits an der mangelnden Integration von administrativen Informationssystemen, andererseits an der geringen Nutzung durch die Lehrenden. Insbesondere die Komplexität und der große Funktionsumfang schrecken die Dozierenden ab. Dabei können Lernplattformen das Seminarmanagement einer Fach- oder Hochschule drastisch erleichtern.

Die ibW Höhere Fachschule ist die größte Erwachsenenschule in der höheren Berufsbildung der Südostschweiz und bietet Schulungen an vier verschiedenen Standorten an. Um die Dozierenden zur Nutzung einer Lernplattform zu animieren, möchte sie einen anderen Weg als die meisten schulischen Weiterbildungseinrichtungen gehen. Eine Lernplattform soll von vornherein eine Erleichterung für die Lehrenden darstellen und mit allen administrativen Systemen der Fachschule gekoppelt sein. Gemeinsam mit der frentix GmbH hat die Fachschule daher an der Einbindung einer Lernplattform gearbeitet, die es ermöglicht, Kurse automatisiert online einzurichten und zu verwalten sowie einen Überblick über die Teilnehmenden zu bekommen. Als Lösung bot sich die Software OpenOLAT des Projektpartners frentix in Verbindung mit der Bildungs-/Verbandsadministrationssoftware PerformX des Projektpartners Performa AG aus Luzern an.

Lernbedarfe

Die Lernplattform OpenOLAT sollte dafür an allen Standorten der Höheren Fachschule implementiert werden. Alle vorhandenen Kurse aus PerformX mussten korrekt darin übertragen sowie Dozierende und Teilnehmende zugewiesen werden. Zudem sollte sich das Kursangebot automatisch synchronisieren und auch die Einsatzpläne der Dozenten entsprechend aktualisieren. Ein Kurskalender gibt dann für die Teilnehmer aktuelle Auskünfte über Seminarzeit, Raum und Lehrperson. Fortan sollte es den Lehrenden der Höheren Fachschule möglich sein, ihre Kurse bequem per Lernplattform einzustellen und zu verwalten.

Dank der Verbindung von OpenOLAT und PerformX konnte die Kursverwaltung für die Dozierenden der ibW Höhere Fachschule Südostschweiz deutlich vereinfacht werden.

Projektverlauf

Flächendeckend sollte die Lernplattform über vier Teilschulen, 40 verschiedene Branchen und über 165 verschiedene Studiengänge eingeführt werden. Um dies technisch umzusetzen, musste OpenOLAT über Webservices und eineSyncher-Software an das Verwaltungssystem PerformX angebunden werden, wobei insbesondere die Synchronisation der verschiedenen Lehrgangsstrukturen von hoher Komplexität war. Denn die Fachschule bietet sowohl eintägige Kurse als auch mehrjährige Ausbildungen mit unterschiedlich vielen Semestern an. All diese Strukturen mussten sinnvoll im OpenOLAT abgebildet werden. Ebenfalls komplex war die Zuordnung von Dozenten und Teilnehmern zu den Kursen, da oft verschiedene Dozierende einen Kurs zu unterschiedlichen Terminen unterrichten und auch die Studierenden variabel Kurse besuchen, ohne einer festen Klasse anzugehören.

Projektergebnis

Die Lernplattform OpenOLAT vereinfacht der ibW die Prozesse der Kurserstellung, indem es über eine Anbindung zumSeminarverwaltungssystem der Fachschule verfügt und auf Basis dessen Kurse automatisiert erstellt. Termine, Räume, Dozierende und Teilnehmende verwaltet die Plattform dann automatisch, die Dozenten müssen lediglich ihre Lerninhalte einstellen. Die Lehrgangsverantwortlichen erstellen dafür bereits die entsprechenden Kursvorlagen, welche die Dozenten dann mit Dokumenten anreichern. Für die neue Kurserstellung werden die Vorlagen automatisiert kopiert, mit den richtigen Kurstiteln versehen, Teilnehmer gebucht und Termine mit Kursorten in den Kalender eingetragen. Teilnehmer können diese Kalender über einen aggregierten Link in ihre Mobiltelefone integrieren, während die Dozierenden ihre jeweiligen Unterrichtstermine in ihrem Einsatzplan angezeigt bekommen.

Durch die Erweiterung des Projekts werden die Termindaten nun nicht nur in die Kalender der Studierenden eingetragen, sondern auch im Absenzenmanagement aufgeführt. Der Dozierende kann hier bereits während des Kurses die Abwesenheiten der Teilnehmenden eintragen. OpenOLAT erkennt beim Login eines Dozierenden automatisch, ob dieser momentan einen Kurs betreut und zeigt ihm in diesem Fall sofort das Absenzenmanagement an. Der Dozent kann darin einen Kommentar zur Abwesenheit verfassen, die Abwesenheit als entschuldigt markieren und bei Verspätung die Zeit erfassen. Dozierende haben neben der Klassenübersicht auch eine Gesamtübersicht im sogenannten Coachingtool. Auch die Lernenden verfügen über ein persönliches Cockpit in der Lernplattform, welches ihnen ihre Anwesenheitsquote sowie Details zu Abwesenheiten aufzeigt.

Die in PerformX bei den Dozierenden hinterlegten Kompetenzen werden ebenfalls an OpenOLAT übertragen. Mit diesen Informationen wird der Zugriff auf den für Dozierende bereitgestellten Dokumentenpool gesteuert. Je nach Attribut können die Dozierenden die von der Schule für sie bereitgestellten Dokumente herunterladen.

Fazit

OpenOLAT ist für die Höhere Fachschule Südostschweiz zum zentralen Tool  für Lehrende und Lernende geworden. Insbesondere die Dozierenden profitieren von der vereinfachten Kursverwaltung, wobei Teilnehmende, Termine und Orte automatisch eingetragen werden. Sie brauchen die Kurse nun lediglich mit Inhalten zu befüllen. Alles Weitere lässt sich bequem über OpenOLAT managen, ebenso die Abwesenheit der Teilnehmenden bei Kursen. Für die gelungene Vereinfachung von Kurserstellung und –verwaltung per Lernplattform prämiert die Jury des eLearning Journals die beiden Projektpartner ibW Höhere Fachschule Südostschweiz und frentix GmbH mit dem eLearning AWARD 2018 in der Kategorie „Seminarmanagement“.

 

Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:

Um Kurse automatisiert zu erstellen und zu verwalten, bedarf es einer Synchronisation mit den administrativen Systemen. Daran war auch der ibW Höhere Fachschule Südostschweiz gelegen, um den Lehrgangsverantwortlichen und Dozierenden eine vereinfachte Kursverwaltung an die Hand zu geben. Die Lernplattform OpenOLAT von frentix GmbH bot sich in Kombination mit PerformX als ideale Lösung an.

Besonderheiten:

OpenOLAT ermöglicht dank Kopplung an die administrativen Seminarverwaltungssysteme der Fachschule nicht nur die automatisierte Kurserstellung, die Dozierenden können per Absenzenmanagement auch die Abwesenheiten der Teilnehmenden protokollieren und sich jederzeit einen Überblick über den Kurs verschaffen. Auch die Lernenden haben in ihrem persönlichen Cockpit einen Überblick zu ihren Teilnahmen und Abwesenheiten.

Projektpartner

frentix GmbH

Christian Franck
Leiter Marketing & Vertrieb

frentix GmbH
Hardturmstrasse 76
CH-8005 Zürich

christian.franck@frentix.com
www.frentix.com

ibW Höhere Fachschule Südostschweiz

Patrick Burger
Schulleiter Wirtschaft /
Leiter IT & Application Management

ibW Höhere Fachschule Südostschweiz
Gürtelstrasse 48
CH-7000 Chur

patrick.burger@ibw.ch
www.ibw.ch

 


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